Vous désirez investir dans un logiciel RH. Vous avez rédigé un appel d’offres et vous l’avez envoyé aux éditeurs ciblés. Quelques semaines après, les réponses arrivent. Logiquement, chaque éditeur annonce que son outil est le plus adapté à vos besoins. Comment s’y retrouver ? Comment décrypter ces réponses à votre appel d’offres ? Quels éditeurs rencontrer ?
Voici cinq astuces pour étudier au mieux les réponses aux appels d’offres :
1. Surveillez les délais. Vous avez fixé une date limite de réponse. Prenez bien note des éditeurs ayant répondu hors délais. Ce manque de rigueur est peut-être un signe révélateur.
2. Jugez la forme. La réponse à votre appel d’offres est le premier document remis par l’éditeur. La présentation est-elle qualitative ? L’aspect général répond-il aux exigences de votre groupe ?
3. Evaluez la personnalisation. Les éditeurs répondent à des dizaines d’appels d’offres par an. Ils ont des parties entières de leurs réponses toutes prêtes. Le copier-coller est alors fréquent. Identifiez clairement les pages rédigées spécifiquement pour votre appel d’offres. Un éditeur qui aura investi du temps et des moyens pour vous apporter une réponse réellement personnalisée mérite votre attention.
4. Travaillez les budgets. Chaque éditeur vous propose un devis. Attention à bien comparer des pommes avec des pommes. Faites aussi une simulation du budget sur trois ans. Tenez compte de tous les coûts, des frais d’implantation aux heures de formation. Si une ligne du devis vous semble obscure, n’hésitez pas à appeler directement le responsable commercial pour avoir un éclaircissement. Prenez garde enfin à ne pas éliminer un éditeur sur un prix légèrement trop élevé. Sur ce marché, les acteurs se gardent une réelle marge de négociation.
5. Retenez les améliorations proposées. Certains éditeurs, dans leur réponse, iront plus loin que votre cahier des charges initial. Ils vous proposeront des améliorations et se projetteront dans l’avenir. Ces informations sont très précieuses. D’une part, vous accédez à un benchmark des meilleures pratiques de l’industrie gratuitement. D’autre part, vous pouvez juger, à leurs recommandations, l’expertise des éditeurs et leur capacité à vous accompagner sur le long terme. N’oubliez pas que le choix d’un logiciel RH, un logiciel de recrutement comme un logiciel de paie, vous lie à un éditeur pour plusieurs années !
Découvrez aussi les deux premiers articles de notre série : l’appel d’offres pour un logiciel RH :
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