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jeudi 09 octobre 2014

Tribune - "BDU-BDES doit être un service pour les entreprises, pas une contrainte !" Yann Guezennec

Tribune - BDU-BDES doit être un service pour les entreprises, pas une contrainte ! Yann Guezennec

Beaucoup d’idées reçues gravitent autour de la mise en place de la base de données unique. Certes, la loi oblige désormais les entreprises à transmettre aux instances représentantes du personnel des informations concernant 8 sujets légaux. Mais elle n’impose en aucun cas le format sous lequel doivent être communiquées ces données.

C’est l’entreprise qui doit décider, pas le système

La majorité des éditeurs qui accompagnent les entreprises dans le chantier BDU ont pris le parti de contraindre leurs clients à revoir le format des informations légales, afin de pouvoir les intégrer à leur solution. Or il y a autant de façons de faire que d’entreprises : certaines présentent les données sous forme de tableaux, d’autres ont l’habitude de faire des graphiques, certaines préfèrent Excel, ou Word, ou leur logiciel RH… En réalité, si une entreprise a par exemple l’habitude de communiquer les informations tirées de son rapport social, il n’y a aucune raison qu’elle en change. Charge à l’outil informatique  de présenter l’information existante là où elle se trouve. Car imposer un nouveau format fait perdre du temps aux équipes RH, qui se voient contraintes de refaire des calculs, de ressaisir les données, etc. Sans compter que ce changement peut en outre s’avérer perturbant pour les destinataires. Et quand bien même les instances émettraient le souhait de recevoir les données sous une autre forme, c’est justement l’occasion d’échanger de manière constructive. La BDU a été pensée comme un instrument censé favoriser le dialogue social. Pas comme une source potentielle de conflit.

Objectif transparence


Un système de gestion de la BDU est garant de la bonne transmission des informations : il offre la preuve que les éléments ont été fournis par l’entreprise en temps et en heure mais aussi qu’ils ont été reçus à tel moment par les représentants du personnel. En d’autres termes, il a le mérite de structurer une démarche qui jusque-là était plutôt gérée de manière opaque et informelle. Cette obligation est aussi une bonne occasion de faire le point sur les pratiques et les outils en matière de dialogue social. Certaines entreprises font d’ailleurs le choix de faire appel à des cabinets de conseil pour les aider à clarifier leur discours. C’est une bonne idée. Mais il n’y a pas de solution miracle pour transmettre les données légales : les instances ont besoin d’informations intelligibles, remises dans leur contexte. A cet égard, une start-up ne communiquera pas comme un grand groupe industriel. C’est l’outil qui doit s’adapter au profil de l’entreprise, pas l’inverse. La solution doit aussi faciliter (et sécuriser) l’accès à ces informations. Il est donc impératif que la prise en main de l’outil soit 100 % intuitive. Les représentants du personnel doivent distinguer les 8 rubriques dès qu’ils se connectent puis identifier d’emblée les nouvelles informations. L’outil doit également être capable d’envoyer des mémos aux personnes en charge de la mise à jour des données ou de rattacher les informations directement aux séances de consultation. Et naturellement, les droits d’accès aux informations doivent être automatiquement corrélés à la durée des mandats. En bref, la différence entre une bonne et une mauvaise solution de BDU se joue dans sa capacité à se mettre véritablement au service de l’entreprise.
 
 
Yann Guezennec,
Président du groupe Altays
Concepteur de la solution "Altays BDU-BDES"

Par Gaëlle Fillion
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