Comment intégrer le LMS au SIRH ? Les bonnes pratiques
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Quels sont les éléments clés d’un projet LMS et de son intégration au SI de l’entreprise ? Ces dernières années, avec la montée en puissance du e-learning et des révolutions qui lui sont associées (MOOC, Classe virtuelle…), les entreprises ont été nombreuses à lancer des projets pour augmenter l’utilisation du LMS par les collaborateurs
Une des clés pour assurer l’adoption du produit par les collaborateurs est alors de l’intégrer au mieux à l’écosystème de celui-ci dans l’entreprise. Une bonne intégration permettra aussi aux collaborateurs d’accéder au LMS en dehors de l’entreprise pour de la formation hors temps de travail par exemple.
Avec Rise Up, nous avons l’habitude d’interconnecter notre LMS aux briques suivantes du SI de l’entreprise :
- L’annuaire des utilisateurs,
- Le SIRH,
- L’intranet de l’entreprise,
- Des outils comme le time-tracking (pré-remplir les temps passés en formation) ou le CRM (pousser des formations aux clients)
Intégrer le LMS avec l’annuaire de l’entreprise va apporter de multiples avantages aux collaborateurs mais aussi à l'équipe en charge du LMS :
- L’utilisateur n’aura plus de mot de passe à retenir. Il peut alors se rendre sur le LMS de façon transparente, aucune authentification n’est nécessaire.
- Si l’utilisateur quitte l’entreprise, son compte sur le LMS est automatiquement désactivé.
- Selon les informations présentes dans l’annuaire, l’utilisateur peut être automatiquement classé dans des groupes sur le LMS, facilitant la gestion.
Dans la plupart des entreprises, le SIRH est constitué d’un logiciel permettant de gérer le plan de formation. Ce logiciel est bien souvent réservé aux administrateurs. C’est pourquoi il est aujourd’hui impératif d’envisager l’intégration du LMS avec ce SIRH. Dans la plupart des cas, les informations suivantes vont être redescendues du SIRH dans le LMS :
- Le catalogue de formations
- Les inscriptions du plan de formation
Si le LMS gère les formations présentielles, il est envisageable de redescendre les inscriptions aux sessions présentielles pour permettre à l’utilisateur de consulter son agenda dans le LMS. Chez Rise Up, nous allons un peu plus loin en nous intégrant directement aux messageries Outlook des entreprises pour réserver l’agenda de l’utilisateur. Rise Up permet aussi à l’apprenant de retrouver sa convocation ou son attestation de présence, générées par le LMS.
Enfin, avec l’intégration au SIRH, il est nécessaire de traiter la remontée d’information du LMS vers celui-ci :
- Pour le e-learning on peut remonter le temps passé, le score, le journal de connexions (utile pour le financement OPCA)
- Pour le présentiel, Rise Up permet de remonter la feuille d'émargement (présente dans le LMS), les évaluations à chaud et à froid paramétrées dans le LMS.
Dans la plupart des entreprises, un intranet est consulté quotidiennement par les utilisateurs. Il est alors très tentant de créer des liens entre le LMS et cet intranet. L’intégration basique est d’ajouter un lien vers l’espace formation. Pour aller plus loin, il est envisageable de remonter les notifications de l’utilisateur dans le LMS directement dans l’intranet. Il est aussi très intéressant de remonter les actualités postées dans le LMS sur un fil d’actualités de l’intranet
Le lancement de ce type de projet nécessite une gouvernance dédiée. En effet, les acteurs à mettre autour de la table sont nombreux et doivent tous avancer ensemble pour produire un résultat. Chez Rise Up, nous avons développé une méthode sous forme de 3 à 6 ateliers, au rythme de 1 par semaine. Chaque atelier traite d’un sujet clé (paramétrage, intégration…). L’objectif est de lancer une plateforme le plus vite possible et de la faire grandir au rythme nécessaire.
Guillaume Blachon, CTO & Founder de Rise Up