Logiciel RH : 10 conseils pour rédiger son appel d'offres

Choisir un logiciel RH pour son entreprise est toujours une mission délicate. De nombreux facteurs sont à prendre en compte. Les équipes commerciales des éditeurs possèdent des arguments très affûtés.

La première étape dans ce process est la rédaction de son appel d'offre. Un document crucial qui permettra de sélectionner un nombre restreint d'éditeurs. Voici 10 conseils pour mener à bien ce projet.

1. Constituez une équipe projet. Intégrer dans votre réflexion un opérationnel RH et un membre de la direction informatique. Leurs expertises seront utiles.

2. Présentez votre organisation actuelle. Les éditeurs qui répondront à votre appel d'offre s'adapteront à votre existant.

3. Donnez des objectifs chiffrés. Réduction du temps de traitement des candidatures, gain de productivité dans la gestion des entretiens annuels... Ces chiffres vous serviront de lignes directrices.

4. Délimitez bien vos périmètres. Préciser clairement les champs fonctionnels que l'application doit couvrir. Idem pour les pays dans lesquels le logiciel sera déployé.

5. Présentez avec précisions les fonctionnalités attendues. Même si l'énumération de fonctionnalités peut se révéler fastidieuse, cette rubrique de votre appel d'offres vous aidera à comparer les réponses des éditeurs.

6. Pensez au futur. Vous vous dotez d'une solution pour plusieurs années. Intégrez dans votre appel d'offres les évolutions possibles à moyen et long terme.

7. Demandez une réponse budgétaire détaillée. Tous les coûts doivent être présentés pour éviter les mauvaises surprises : les frais d'implantation, la location de l'application, le budget formation, les coûts de gestion de projet...

8. Veillez au planning. La durée d'implantation doit être bien contrôlée. Le rétro-planning fourni par les éditeurs permettra d'évaluer la qualité de leurs process et l'expertise de leurs équipes.

9. Interrogez les éditeurs sur leur activité. Il est utile de connaître leurs chiffres d'affaires au cours des dernières années, leurs résultats, le nombre de leurs clients, leurs actionnaires, la répartition de leur activité entre les différents pays.

10. Prenez des références. Même si les éditeurs vous donneront les coordonnées de clients satisfaits de leur service, il est toujours riche d'échanger avec des utilisateurs de logiciel pour mieux découvrir l'outil, ses forces et ses faiblesses mais aussi la culture de l'éditeur.