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Dossier: Dématérialisation : état des lieux

Dématérialisation : état des lieux
Demandes de congés, bulletins de paie, contrats de travail, compte-rendus d’entretiens annuels… A l’heure où la transformation digitale est en plein boom au cœur des entreprises, les services RH devraient être aujourd’hui à même de s’affranchir d’un bon nombre de paperasses devenues quelque peu obsolètes. Mais qu’en est-il réellement ? Quels sont aujourd’hui les process RH les plus touchés par cette dématérialisation ? Quels types d’outils existent sur le marché ? Quels sont les avantages et inconvénients à la dématérialisation ? Retrouvez toutes les réponses à ces questions dans notre dossier spécial.
 

Dématérialisation : les process RH les plus et moins touchés

Factures, bons de commande, relevés bancaires… Si la dématérialisation a envahi peu à peu l’ensemble des sphères de l’entreprise, en est-il de même au sein des ressources humaines ? Focus sur les process RH qui se prêtent plus ou moins au jeu de la dématérialisation.

Du succès de la dématérialisation…

Dans un environnement de plus en plus compétitif, la dématérialisation est rapidement devenue pour les entreprises un véritable enjeu économique. Au sein des ressources humaines, elle s’est faite de manière plus progressive, et à plusieurs niveaux. "Ce sont les processus classiques de la gestion administrative qui ont été les premiers touchés et sont encore aujourd’hui le plus impactés puisque ce sont ceux qui génèrent et utilisent le plus de documents papiers", explique Pascal Le Fèvre, directeur Consulting chez HR Path. La dématérialisation du dossier professionnel du salarié, la gestion des absences et des congés payés arrivent ainsi aujourd’hui en bonne place. "La dématérialisation de ces processus a en effet rapidement permis de gagner du temps, de supprimer les documents papiers de ces processus, et de bénéficier d’intégrations directes dans les systèmes d’informations", confirme Olivier Laurent, directeur général du Groupe Althéa. Ensuite, les processus dits de développements RH tels que le recrutement, la formation ou encore les entretiens d’évaluation sont également impactés par la dématérialisation. "Dans le cadre d’un recrutement, une demande d’approbation d’ouverture de postes est par exemple, typiquement un processus où la dématérialisation à la fois du document, mais aussi du flux opérationnel va être utile", souligne Pascal Le Fèvre.

… au peut mieux faire

Si le Code du Travail (article L.3243-2) autorise, depuis le 12 mai 2009, l'employeur, avec l'accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, celui-ci est encore loin d’être généralisé au sein des entreprises, loin s’en faut. Ainsi, "lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un bulletin de paie dématérialisé, celle-ci recueille rarement l’accord de plus de 30 % de ses salariés", rappelle Annabelle Girault, consultante chez Danae Conseil. Une situation qui pourrait tout de même rapidement évoluer dans les années à venir puisque le projet de loi El Khomri prévoit que chaque employeur pourra, dès janvier 2017, décider unilatéralement de transmettre à ses salariés leurs bulletins de salaire par voie électronique. Des process, tels que les campagnes de rémunération ou de Comp & Ben, sont également encore à la traîne en matière de dématérialisation. Les raisons ? "Probablement, parce que ce sujet reste assez complexe avec de multiples niveaux de validations très différents selon les sociétés", répond Olivier Laurent. Enfin, la dématérialisation des contrats de travail reste, elle aussi, encore peu répandue au sein des entreprises. "Elle nécessite une signature électronique qui est encore assez inexploitée et pas toujours simple à mettre en place pour l’entreprise", explique, pour sa part, Annabelle Girault.

 

Panorama des solutions en France

Bulletin de paie, dossier du personnel, gestion des compétences… La dématérialisation touche à des données sensibles et vitales qui doivent être traitées et stockées de manière sécurisée et implique donc de ne pas se tromper dans le choix de l’outil. Etat des lieux des solutions qui existent actuellement sur le marché.

Il existe en matière de dématérialisation un panel d’outils assez large que l’on peut répartir sur trois niveaux. Tout d’abord, les outils dédiés à la fonction RH permettant de faire de la gestion des talents, de la formation, du recrutement… "On y retrouve des outils SaaS RH offrant des processus complètement dématérialisés dans le flux et qui atteignent une certaine maturité, pouvant s’intégrer avec des Portails RH intégrant l’ensemble des solutions SIRH présents chez nos clients", déclare Olivier Laurent, directeur général du Groupe Althéa. Il n’est ainsi plus nécessaire aujourd’hui d’avoir un outil par processus. "Le self-service et le workflow commencent à devenir un standard des solutions", ajoute Olivier Laurent.

Sur un deuxième niveau, se situent des outils de niche. "Ils sont orientés sur les process métiers RH et sont capables de gérer à la fois la dématérialisation de documents et la dématérialisation de flux", précise Pascal Le Fèvre, directeur Consulting chez HR Path. PeopleDoc, leader sur le marché européen, Docapost, ADP ou encore Neocase Software en font, par exemple, partie.

Enfin, une nouvelle génération de solutions de dématérialisation commence à faire son apparition : "Ce sont des outils de surcouche type portails qui permettent de dématérialiser les processus sans toucher aux systèmes d’informations", déclare le directeur général du Groupe Althéa. Des acteurs, tels que SalesForce ou Myje proposent ce type d’outils.

Un choix sur mesure

"Avant de faire son choix d’outils, le DRH doit s’interroger sur le type de services qu’il souhaite demander aux prestataires et mettre à plat l’ensemble de ses besoins", rappelle Adeline Darnay, project manager chez Mc2i Groupe. Souhaite-t-il uniquement une aide à la numérisation ou un véritable outil ? Le prestataire propose-t-il des coffres-forts électroniques ? Quel système de signature électronique est proposé ? Préfère-t-il se diriger vers plusieurs prestataires spécialisés sur un processus RH ou vers une solution globale proposant, par exemple, de gérer à la fois la dématérialisation du dossier du personnel, le bulletin de paye et le coffre-fort électronique ? Autant de questions à ne pas négliger avant de se lancer dans un tel projet… "Un projet de dématérialisation se construit dans le temps, tout ne peut pas être fait d'un seul coup. Il est donc nécessaire dans un premier temps de faire un point sur ce qui est déjà développé au sein de son entreprise, puis d’adapter sa roadmap au fur et à mesure", conseille Annabelle Girault, consultante chez Danae Conseil. Et Pascal Le Fèvre de conclure : "Le critère d’évolutivité de la solution est très important car on n’achète pas un outil tous les ans. L’éditeur doit donc pouvoir démontrer sa capacité d’évolution et d’accompagnement du client tout au long du chemin de sa stratégie digitale."

 

Dématérialisation : freins vs atouts

Si la dématérialisation des processus RH est de plus en plus au cœur des préoccupations des professionnels du secteur, celle-ci ne représente-t-elle réellement que des avantages ? Tour d’horizon des points forts et des points faibles à prendre en compte avant la mise en place d’une telle démarche.

Les avantages de la dématérialisation

  • Une réduction des coûts

Bien évidemment, l’un des premiers avantages à la dématérialisation va être une économie en termes de coûts. "Dématérialiser un bulletin de paie permet en effet non seulement de réduire les coûts d’édition, mais aussi de supprimer les frais d’affranchissement", souligne Adeline Darnay, project manager chez Mc2i Groupe.

  • Une meilleure productivité

La dématérialisation des documents, mais aussi des flux, permet un gain de productivité grâce à la disparition de procédures manuelles. "Ce gain de temps induit par un travail réduit de 10 à 20 % peut ensuite être réinvesti par les RH sur des tâches à plus forte valeur ajoutée", met en avant Pascal Le Fèvre, directeur Consulting chez HR Path.

  • Une meilleure relation avec les collaborateurs

Atout non négligeable au sein d’une entreprise, "la dématérialisation permet également d’améliorer la communication entre le service RH et les salariés en réduisant les délais de réponse, comme par exemple dans le cadre d’une demande de congés", rappelle Adeline Darnay. De même, en se rendant sur un portail RH d’entreprise, un salarié pourra y télécharger directement une attestation pour un prêt sans avoir besoin d’attendre le retour du service RH. "Grâce à cette pratique, le RH simplifie la vie du collaborateur, ce qui reste quand même l’un de ses objectifs, et renvoie une image positive de sa fonction", indique Olivier Laurent, directeur général du Groupe Althéa.

  • Une assurance de conformité

Autre avantage et non des moindres : le gage de conformité. "La mise en place d’un projet de dématérialisation permet de repenser et de recadrer l’ensemble de ses process : comme par exemple les documents à conserver ou non dans le dossier du salarié", constate Annabelle Girault, consultante chez Danae Conseil. Et Pascal Le Fèvre d’ajouter : "Les outils de dématérialisation permettent en effet de gérer les dates de validité de conservation des documents et ainsi d’être en conformité avec la loi".

Les freins à la dématérialisation

  • Un projet d’envergure

Devant l’ampleur de la tâche que requière un tel projet, certains RH s’inquiètent avant même d’avoir commencé. Que faire en effet de toute la masse de documents existante ? "Le professionnel doit avant tout prendre conscience qu’il est impossible de tout dématérialiser en même temps", rappelle Pascal Le Fèvre. La numérisation doit débuter à un moment précis, puis l’historique des documents existants pourra être dématérialisé au fur et à mesure.

  • Le frein psychologique

"Il existe encore aujourd’hui au sein des entreprises un certain nombre de freins psychologiques", déclare Annabelle Girault. Ainsi, de nombreux salariés n’ont pas encore envie de se mettre à la dématérialisation. "Pour ces derniers, le fait de recevoir leur bulletin de paie en version papier a encore une certaine importance", cite pour exemple la consultante de chez Danae Conseil.

  • Un ROI jugé parfois trop lent

Qu’elle soit dédiée aux documents ou aux flux, la dématérialisation exige un certain investissement en termes d’achats d’outils et de technologies. Or "les bénéfices liées à la dématérialisation ne sont pas toujours simples à calculer ni toujours visibles dans l’immédiat", rappelle Pascal Le Fèvre. S’il est essentiel de s’interroger sur le ROI de son projet de dématérialisation, il faut donc garder à l’esprit que les bénéfices vont souvent bien au-delà du simple aspect financier.

 

Publi-Reportage - "Nous sommes aujourd’hui l’un des seuls éditeurs à proposer à nos clients une digitalisation des processus RH de bout en bout", David Thirache, Cegedim SRH

Cegedim SRH est un acteur  sur le marché français des solutions et services pour la gestion de la paie et des ressources humaines. Toujours en quête de nouvelles innovations, l’éditeur a su répondre avec succès aux besoins croissants des entreprises en termes de dématérialisation de leurs processus RH. David Thirache, directeur en charge du Développement Produit au sein de Cegedim SRH, nous présente son panel d’offres.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation pour les professionnels RH ?

La dématérialisation des process RH représentent de nombreux atouts, aussi bien pour le professionnel RH que pour l’entreprise : rationalisation des coûts, démarche éco-responsable, gain de temps... Par exemple, dans le cadre d’une embauche, des pièces justificatives telles qu’un diplôme, un CV peuvent être demandées directement via un portail RH, puis stockées, permettant ainsi d’alléger certaines démarches administratives et d’accroitre l’efficacité des professionnels RH. La dématérialisation est également une source d’économie non négligeable en termes de suppression de frais d’affranchissement ou d’utilisation de supports papier. Enfin, la traçabilité des documents est optimisée et améliorée puisque la sécurité de l’ensemble de nos coffres-forts est garantie par le certificat ISO 14-641-1.

Quels types de solutions proposent Cegedim SRH aux entreprises pour les accompagner dans cette transformation digitale ?

Nos solutions de dématérialisation reposent sur trois offres : le coffre-fort salarié, le coffre-fort RH ou employeur, et la signature électronique.

Le coffre-fort salarié est mis à disposition des collaborateurs de l’entreprise gracieusement par l’employeur. Il se compose de deux espaces, professionnel et personnel, dans lesquels le salarié retrouvera, par exemple, ses bulletins de paie, son contrat de travail, son dispositif de prévoyance et tous ses documents personnels qu’il souhaitera conserver en toute sécurité…

Le coffre-fort RH ou employeur se compose, pour sa part, d’un dossier salarié dématérialisé regroupant l’ensemble des justificatifs du collaborateur (diplômes, CV, pièces d’identité, justificatifs d’absences, bulletins de paie, contrat de travail…), mais aussi d’un dossier réunissant l’ensemble des documents relatifs à l’entreprise (états comptables, journaux de cotisations, fichiers déclaratifs liés à la DSN, DADS…).

Enfin, Cegedim SRH propose une solution de signature électronique certifiée par la norme ChamberSign qui permet d’identifier l’émetteur et de garantir l’intégrité du document. Dans le cadre d’une signature de contrat de travail, par exemple, le futur collaborateur est informé via email ou SMS de la disponibilité du document à signer au sein de l’espace SmartRH. Une fois signé électroniquement, le document possède alors un numéro unique. Les documents signés sont ensuite automatiquement archivés en coffre-fort électronique. Il faut savoir que cette pratique est aujourd’hui de plus en courante et légale puisqu’elle est inscrite dans le Code du Travail. La solution bénéficie de tout le savoir-faire du Groupe Cegedim. Plus de 200 millions de documents sont en effet traités annuellement sur ce back office habituellement utilisé pour la signature de factures et de contrats

Comment parvenez-vous à vous démarquer de vos concurrents ?

Notre force réside dans le fait que nos coffres-forts et notre signature électronique sont directement intégrés dans notre application. Notre solution SmartRH permet de déporter tout un ensemble de processus RH auprès des collaborateurs de l’entreprise. Grâce à cette solution, un salarié pourra par exemple poser ses congés, changer son RIB ; un manager aura, quant à lui, la possibilité de modifier un dossier salarié ou encore de déclarer des éléments variables en se connectant directement à nos applications. L’ensemble de ses documents seront ensuite conservés au sein de nos coffres-forts. Nous sommes aujourd’hui l’un des seuls éditeurs à proposer à nos clients une digitalisation des processus RH de bout en bout.

 

Témoignage : "Dans un projet de dématérialisation, il faut toujours garder en tête que rien ne peut remplacer le contact humain", Véronique Subileau, Transdev

Avec 55 000 conducteurs sur un total de 83 000 collaborateurs et une présence dans 19 pays dans le monde, la dématérialisation représente un enjeu fort pour le groupe international de transport et spécialiste du transport multimodal, Transdev. Véronique Subileau, la DRH du groupe, a accepté de partager son expérience et de nous présenter les projets mis en place au sein de ce groupe. 

"Avec seulement 3 000 managers sur les 83 000 salariés du groupe, les conducteurs représentent une population importante et donc au cœur de notre transformation digitale", souligne en amont Véronique Subileau. Si les process RH standards tels que la demande de congés ou l’entretien annuel ont d’ores et déjà été dématérialisés, notamment au siège, et que la rationalisation des bases de paie est en cours, c’est aujourd’hui le projet du "conducteur connecté" qui est au centre des préoccupations.

Des applications mobiles

"Nos conducteurs, qui sont toute la journée dans leur bus, passent très peu de temps au dépôt. Nous avons donc un enjeu extrêmement fort de dématérialisation", explique Véronique Subileau. Pour répondre à cette problématique, le groupe est actuellement en train de développer un certain nombre d’applications accessibles sur mobile afin que ces salariés itinérants puissent accéder aux informations de l’entreprise, poser leurs congés, échanger leurs services avec leurs collègues et rester connectés avec l’entreprise. "Nous travaillons sur ces applications avec des réseaux pilotes depuis 2 ou 3 ans et nous commençons à avoir une vraie maturité sur le sujet. Nous pourrons ensuite les déployer très vite dans chacun des autres réseaux", déclare la DRH.

Un projet gagnant-gagnant

Si le projet mis en place permettra à long terme une réduction des coûts pour l’entreprise, il est aussi et surtout gage de plus d’efficacité et d’engagement de la part des conducteurs. "Ces salariés itinérants étant souvent difficiles à capter, ces applications nous aident à renforcer leur sentiment d’appartenance avec l’entreprise", met en avant Véronique Subileau. Côté conducteurs, une fonctionnalité telle que celle dédiée aux échanges de services leur permet également de mieux concilier vies professionnelle et personnelle, et ainsi de réduire le taux d’absentéisme. Quant aux écueils rencontrés dans la mise en place d’un tel projet ? "Ils restent assez classiques liés aux craintes d’un « Big Brother » et à la conduite du changement. Il est donc important que ces applications soient intuitives, connues et bien utilisées", analyse la DRH. Et de conseiller pour conclure : "Dans ce genre de projet de dématérialisation, le risque est d’aller trop loin dans la digitalisation de l’ensemble des process. Il est donc essentiel de se souvenir que ce qui fait le supplément d’âme d’une entreprise, cela reste toujours le contact humain."

Par Stéphanie Marpinard
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