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Dossier: Core RH : Les PME s’équipent

Core RH : Les PME s’équipent
Loin d’être un effet de mode, le Core RH répond aujourd’hui à un réel besoin des directions des ressources humaines au sein des petites et moyennes entreprises. Confrontées à des enjeux de performance et à un contexte d’internationalisation de leur entreprise, les fonctions RH souhaitent désormais se délester de leur fichier Excel pour se doter d’un système unique et intégré capable de centraliser l’ensemble des données de leurs collaborateurs. Mais existe-t-il des solutions adaptées aux PME ? Quels sont les atouts de cette base unique ? Quelles sont les étapes clés pour garantir la réussite de ce projet ? Retrouvez toutes les réponses dans ce dossier spécial consacré au Core RH.
 

Core RH : les tendances au sein des PME

Longtemps déconsidérées, les ressources humaines sont aujourd’hui enfin reconnues comme un véritable moteur de la performance au sein des PME-PMI. Un nouveau statut qui impose désormais l’adoption de processus efficaces. Pour répondre à cette attente, plusieurs éditeurs proposent des outils parfaitement adaptées aux petites structures. Etat des lieux du marché…

"L’internationalisation des PME fait qu’aujourd’hui le sujet du Core RH prend tout son sens au sein de ces structures", indique Hamid Hidja, associé HR Path. Internationalisation, performances, rétention des talents… les PME doivent de plus en plus faire face à de nouveaux enjeux. Face à cette accélération, la fonction RH se doit donc, elle aussi, d’abandonner un fonctionnement jugé trop souvent artisanal afin de mettre en place de véritables processus homogénéisés. "De plus en plus de PME choisissent aujourd’hui d’intégrer un Core RH afin de bénéficier d’un référentiel unique de personnel avant de déployer des process de ressources humaines qualitatives, telles que la formation, la performance ou encore la campagne de rémunération", explique Franck Pinel, associé HR Path.

Mais attention à ne pas se méprendre, "Le Core RH d’un groupe international et celui d’une PME aura une connotation légèrement différente", souligne Yael Gigante, senior manager au sein de Convictions RH. Si le premier désigne l’ensemble des règles communes que l’on va mettre en place pour gérer un contexte à l’international, multi-entités et multi-pays, le Core RH d’une PME va, quant à lui, plutôt rassembler l’ensemble des processus qui vont être communs à tous les salariés.

Un marché adapté aux PME

"Aujourd’hui, on retrouve sur le marché des solutions qui proposent une gestion administrative des ressources humaines intégrées aux process de gestion de développement RH. Ce sont des mini ERP de gestion RH, capables de se déployer à l’international", résume Hamid Hidja. Des éditeurs tels que Adequasys, Sigma, Aragon e-RH, ou encore Sigma-RH vont ainsi proposer des solutions qui se positionnent bien sur le marché des PME avec un prix adapté, des modalités d’implémentations et de standardisation qui font qu’elles sont beaucoup plus simples à déployer pour une petite structure. Nouvelle tendance du marché, force est de constater que les gros éditeurs lorgnent également de plus en plus du côté des PME. Des acteurs majeurs tels que SAP, Oracle ou Workday commencent ainsi à descendre sur le périmètre des PME. Certaines solutions, comme celle d’Oracle, permettent même de faire du master-slave, "c’est-à-dire qu’elles donnent la possibilité au Core RH d’être maître ou esclave de la donnée", souligne Franck Pinel.

Les critères à prendre en compte

"Pour une PME, l’enjeu d’un Core RH va être de mettre en place un système commun et intégré, permettant de répondre aux besoins minimums de l’entreprise, auquel l’entreprise va pouvoir s’adapter sans customisation de la solution", analyse Yael Gigante. Si le coût de l’outil fait bien entendu partie des critères à prendre en compte dans le choix de la solution, il est essentiel que le DRH s’interroge également sur ses priorités et sur la stratégie de l’entreprise. "Il doit savoir quel domaine fonctionnel aura pour lui le plus de poids à court et moyen termes car chaque solution aura plus ou moins sa propre spécialité", précise Hamid Hidja. Enfin, autre élément essentiel en termes de stratégie business : le volet international. "La prévision d’un développement intra-français ou à l’international devra bien sûr entrer en ligne de compte dans le choix de la solution", conclut Yael Gigante.

 

5 raisons d'implanter un Core RH dans une PME

Pour accompagner leur développement, les PME ont aujourd’hui plus que jamais besoin d’agilité et, dans cette optique, doivent s’appuyer sur des processus efficaces. De la maîtrise des informations au traitement plus rapide des données, le Core RH représente pour elles de sérieux atouts. Tour d’horizon.

1.     Gagner en productivité

Pour Franck Pinel, associé HR Path : "L’optimisation des processus à travers un Core RH permet avant tout au DRH de gagner en productivité". En bâtissant un référentiel du personnel, le DRH peut ainsi répondre à des questions essentielles à son organisation : Quelle est aujourd’hui ma population en termes d’emplois ? Quel est le turn-over ? Quelles fonctions vont me permettre de me projeter demain par rapport aux évolutions de l’entreprise ? "La consolidation du Core RH permettra par la suite d’avoir une stratégie efficace dans la mise en place d’un SIRH", précise Franck Pinel. Les PME étant très souvent sous-équipées en termes d’outils, la marge de progression en termes d’optimisation des processus ne peut être que colossale.

2.     Harmoniser les règles

"La mise en place d’un Core RH garantit une harmonisation des règles et des processus entre les différents services et employés", met en avant Yael Gigante, senior manager au sein de Convictions RH. Ainsi, en rassemblant l’ensemble des processus communs à tous les salariés, le DRH sera, par exemple, à même d’assurer la définition d’objectifs, la revue des objectifs et donc d’expliquer les bonus. Les différences seront ainsi plus facilement identifiables. "Le contrôle des flux d’informations et une meilleure fiabilité des processus offrent une maîtrise des risques au niveau réglementaire", ajoute Yael Gigante.

3.     Créer du lien

"Dans un contexte international ou multi-entités, un outil de Core RH permet au DRH de créer un maillage", explique Hamid Hidja, associé HR Path. En effet, le DRH d’une PME qui possède, par exemple, des entités à l’international est confronté à une problématique de partage de l’information entre les différents services. Une base unique RH globale offre ainsi la possibilité de créer un lien entre les différentes filiales souvent complexe à mettre en place à cause de la distance. 

4. Bénéficier d’une vue d’ensemble

"Grâce au Core RH, le DRH bénéficie d’un système unique et intégré qui permet d’avoir une vue d’ensemble à un instant T de tous les employés à différents niveaux : reporting, gestion administrative et performance", souligne Yael Gigante. Ce système centralisateur permet ainsi d’éviter de compiler des multitudes de fichiers Excel et des mails et d’avoir une visibilité immédiate pour un pilotage optimisé des processus.

5. Valoriser la marque employeur  

Autre avantage et non des moindres : l’effet d’image vis-à-vis des collaborateurs. "Aujourd’hui, les personnes sont de plus en plus attachées aux outils", rappelle Hamid Hidja. Un potentiel futur collaborateur issu d’un grand groupe qui avait jusqu’à présent l’habitude de travailler avec des outils performants, des self-services, sera plus facilement prêt à rejoindre une PME s’il bénéficie d’un environnement de travail moderne. "Optimiser son environnement technologique est un bon moyen de valoriser sa marque employeur", conclut Hamid Hidja.

 

Publi-Reportage - "Une donnée sociale agile, recette d’un Core RH performant", Morgan Argondicco, Sigma

Confrontées à des enjeux d’agilité, de performance, ou encore de croissance à l’international, les PME doivent aujourd’hui s’appuyer sur des RH connectées et modernes. Dans cette optique, la mise en place d’un Core RH s’impose comme la solution la plus adaptée. Le point avec Morgan Argondicco, responsable de l’offre SIRH « Advantage RH » au sein de Sigma.

Pourquoi la fonction RH est-elle aujourd'hui stratégique pour une PME ?

Tout simplement parce que la fonction RH gère le capital humain. Comme les moyens humains  dans une PME sont limités, il est d’autant plus important de ne pas se tromper dans le recrutement et la gestion de carrière de ses collaborateurs. Avec un service du personnel souvent moins "staffé" qu’au sein d’une plus grande entreprise, la RH va pourtant être confrontée aux mêmes problématiques : la gestion des bulletins de paie, le suivi des évolutions réglementaires, la gestion et l’administration du personnel ou encore l’accompagnement des managers et de la direction dans les décisions. Elle va devoir réussir à gérer l’ensemble de ces contraintes internes et externes pour piloter l’ensemble de la fonction.

Quels conseils pourriez-vous donner à cette fonction RH ?

Les services RH doivent s’interroger sur le degré de maturité de leur organisation. Ainsi, une fonction RH au sein d’une PME industrielle de 150 collaborateurs avec un profil un peu paternaliste dans son mode de gestion n’aura pas les mêmes objectifs qu’un service RH d’une startup de 100 collaborateurs à la pyramide des âges plutôt basse. La PME est-elle prête à rentrer dans la digitalisation de sa fonction RH ou doit-elle mettre en place des étapes préalables pour aboutir ensuite à cette finalité ? Le service RH devra dans un premier temps réfléchir comment optimiser ses données sociales. Il est essentiel que la fonction RH prenne conscience que la notion de productivité dans son activité est extrêmement importante. Gain de temps, maîtrise de l’information et productivité doivent être ses leitmotivs.

Y a-t-il des écueils à éviter pour réussir la mise en place d'un Core RH ?

La plus grosse erreur serait de se positionner en mode Big Bang. Le projet doit se faire pas à pas, en définissant dans un premier temps les périmètres d’informations que les RH souhaitent maîtriser. Une fois ces périmètres établis, il faudra définir la stratégie de mise à jour de cette information.  Un Core RH n’est pas un centralisateur d’informations gravées dans le marbre, il a pour objectif de vivre et d’être fluide : la donnée sociale doit être agile. Enfin, la mise en place d’un Core RH, c’est aussi mettre à disposition l’information et rendre acteur du SIRH un certain nombre d’interlocuteurs internes : collaborateurs, DSI ou encore managers. Il faut les impliquer dès le départ dans le projet afin de s’assurer de l’accompagnement au changement et de la bonne prise en compte de leurs attentes dans la mise en œuvre de ce type d’outils.

Que propose Sigma pour accompagner les PME dans la mise en place d'un Core RH ?

A la conception de notre solution Advantage RH, nous avons placé au cœur du SIRH un dossier collaborateur qui est finalement la représentation de ce Core RH. Nous centralisons l’ensemble de l’information sociale de manière exhaustive dans une brique unique qui va ensuite alimenter des processus dédiés pour gérer les différents métiers du service RH tels que la paie. Nous mettons également à disposition un module de pilotage RH pour accompagner la stratégie d’entreprise dans ses analyses, ses reportings, et son prévisionnel, sans oublier un portail RH qui permet de simplifier la délégation d’activités auprès des managers et des collaborateurs.

 

Les 4 fonctionnalités clés d'un Core RH

En permettant de consolider un référentiel commun de données, la mise en place d’un Core RH répond parfaitement aux nouveaux enjeux de la fonction RH au sein des PME. Mais quelles en sont les fonctionnalités incontournables ? Eclairage.

Le reporting

"Le Core RH offre une vision intégrée des ressources humaines, permet le pilotage et l’optimisation des processus à travers le reporting", met en avant Hamid Hidja, associé HR Path. Tout le cycle de vie d’un salarié pourra ainsi être piloté grâce à cette base unique de données.  

La gestion administrative

Au même titre que dans un grand groupe, les professionnels RH se doivent de connaître leurs salariés et gérer au mieux les processus administratifs et humains. "A partir d’un certain nombre de salariés, le DRH d’une PME peut difficilement continuer à assurer de manière artisanale les actes de gestion liés aux transactions administratives, telles que le changement de nom, d’adresse, de RIB…", déclare Yael Gigante, senior manager au sein de Convictions RH.

La gestion de la rémunération

"Une brique au sein du Core RH va permettre de définir tous les éléments de rémunération que l’entreprise souhaite gérer dans le cadre de sa campagne de rémunération", indique Franck Pinel. Comment gérer les avantages en nature ? Les expatriés ? Cette centralisation des données permettra ainsi de cerner le positionnement de l’employé par rapport à son poste, mais aussi par rapport à sa rémunération.

La gestion du capital humain

"Le Core RH permet d’avoir une vue d’ensemble sur la gestion des ressources en tant que capital humain et les processus qui ont trait à la performance", indique Yael Gigante. Si on ne parle que rarement de gestion de carrière ou de talents au sein des PME, les problématiques y sont pourtant assez proches de celles des grands groupes : revue de la performance, niveau d’objectifs, objectifs communs, formation…

 

Méthodologie : les étapes clés à respecter

Stratégique, la définition du Core RH ne doit pas être prise à la légère par la fonction RH. Sa mise en place doit être progressive et s’adapter en fonction de la maturité de son entreprise. Focus sur quelques étapes à respecter pour garantir la réussite de son projet Core RH...

1. Etablir un bilan de l’existant

"Avant de lancer un projet Core RH, il est indispensable de réaliser une analyse globale des pratiques, modèles de données, processus et solutions existants au sein de la PME", explique Franck Pinel, associé HR Path. Ce premier état des lieux de son système d’information va ainsi permettre à la DRH de définir ses attentes en termes d’interface et d’arrêter son choix sur un Core en mode maître ou esclave.

2. Cadrer le projet

Quels besoins ou problématiques ne sont pas couverts aujourd’hui au sein de ma PME ? Quels seront les objectifs de ce Core RH ? "Autant de réponses que la DRH pourra trouver au travers d’entretiens à mener avec des acteurs clés comme la DSI ou des managers opérationnels", indique Yael Gigante, senior manager au sein de Convictions RH. Cette phase de cadrage va permettre de créer un dialogue entre les différentes parties prenantes au sein de l’entreprise, de cerner les enjeux et les attentes, et de définir les informations qui vont être intégrées au Core RH.

3. Analyser l’impact

" Il est important ensuite de réaliser une analyse de l’impact ou analyse des écarts entre ce qui pourrait être un Core et ce qui ne l’est pas. Une fois que le besoin aura été précisé, la DRH pourra lancer un appel d’offres auprès des différents éditeurs afin de cerner l’outil qui répondra au mieux aux attentes de sa société et à ses propres besoins", ajoute Yael Gigante.

4. Mener une conduite du changement

Autre étape à ne pas négliger : la mise en place du volet conduite du changement. Pour Hamid Hidja, associé HR Path : "Au sein d’une PME, l’anticipation de cette conduite du changement y est encore plus importante que pour une grande entreprise afin qu’un maximum de collaborateurs y adhèrent." Alors que dans une grande entreprise, il est souvent impossible de se passer d’outils tant les flux sont importants, l’aspect taille humaine et proximité d’une PME font que les acteurs, moins sensibles aux besoins, risquent de poursuivre sur Excel s’ils ne sont pas convaincus en amont. RH, managers locaux et opérationnels doivent ainsi tous se sentir impliqués. "D’où l’intérêt de mettre en place très tôt cette conduite du changement afin de garantir le succès de son projet Core RH", conclut Hamid Hidja.

Par Stéphanie Marpinard
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  • Adequasys édite des solutions SIRH full-web pour la gestion et la performance du capital humain.
  • HR Path est l’un des leaders de l'externalisation de la Paie et du SIRH. Externalisez votre SIRH et la paie avec HR Path
  • SIGMA Informatique offre une plateforme pour externaliser la gestion des RH, la dématérialisation de la paie, gérer la formation les compétences et entretiens.
  • Textkernel est le leader européen des technologies sémantiques et Big Data dans le domaine des RH et de l'emploi.
  • Intuition-Software est l'éditeur de la solution logicielle Saas Jobaffinity pour recruter et gérer les processus de recrutement via PC, Mac, smartphones, iPhone, iPad et tablettes.