Votre appel d’offres est rédigé. Le moment est donc venu de l’envoyer aux éditeurs susceptibles de pouvoir y répondre dans les meilleures conditions. Mais attention, il existe plus de 150 éditeurs en France. Inutile d’envoyer votre appel d’offres à tous. Ce serait contre-productif !
La première étape est de recenser les éditeurs de logiciels RH présents sur le marché. Pour cela, il existe plusieurs annuaires en ligne référençant ces prestataires. La consultation de la presse RH comme Entreprises & Carrières, ou informatique comme 01 Informatique, permet de découvrir les réalisations des principaux acteurs. Utilisez aussi votre réseau pour savoir quels sont les outils utilisés par vos collègues dans d’autres sociétés. Les associations professionnelles comme l’ANDRH sont des lieux propices pour les échanges sur le sujet. La recherche Google est devenue également incontournable. En tapant les mots clés correspondant à vos besoins, des dizaines d’acteurs apparaîtront.
Face à ces listes, il faut alors éliminer les éditeurs hors cibles. La couverture fonctionnelle est la première clé de tri. Le spectre des éditeurs de logiciels RH est large : des acteurs proposent des solutions de paie, d’autres des outils de gestion de la formation, d’autres encore des systèmes de gestion de candidatures… Gardez toutefois une diversité. Certains éditeurs sont spécialisés sur une niche, d’autres possèdent une offre plus large en couvrant 2, 3, 4 domaines fonctionnels… L’offre de ces derniers peut vous permettre d’évoluer et vous éviter d’avoir autant d’acteurs que de solutions au sein de votre organisation. L’implantation géographique est également un facteur à considérer. Un acteur seulement présent à San Francisco ou à Londres, si vous êtes basé à Nice, n’est peut-être pas le choix le plus judicieux. Même si les logiciels RH offerts en mode SaaS « Software as a Service » peuvent être déployés en ligne à distance sans tenir compte des frontières. Certains éditeurs ont aussi une culture plus orientée PME ou grand groupe. L’étude de leurs références sur leur site Web est riche en enseignements.
Votre liste finale idéale devrait compter entre 4 et 6 éditeurs. Cet échantillon, bien équilibré, entre les éditeurs locaux et internationaux, entre les acteurs de niches ou généralistes, vous permettra d’avoir une réelle diversité de réponses sans trop vous disperser. L’étude des réponses prend du temps. Si vous recevez 15 ou 20 réponses, vous trouverez difficilement les heures pour les lire toutes avec soin. Mieux vaut avoir moins de réponses mais des réponses qualifiées. Si l’éditeur sollicité possède une solution répondant à vos attentes, il prendra le temps de soigner sa réponse. Dans le cas contraire, il sera tenté par un « copier coller » d’une réponse déjà faite à un client précédent. Pour obtenir des réponses ciblées, prenez le temps de vous entretenir avec l’éditeur par téléphone, avant de lui faire parvenir l’appel d’offres. Ce premier échange vous permettra de préciser votre contexte et de répondre de vive voix à ses premières questions.
N’oubliez pas que même si vous ne retenez qu’un éditeur, les propositions et les idées des éditeurs non retenus vous permettront d’améliorer vos process et votre solution finale. Leur expertise, acquise auprès de dizaines d’entreprises utilisatrices est précieuse ! Profitez-en !
Découvrez aussi le premier article de notre série : l’appel d’offres pour un logiciel RH :
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