Le 1er janvier 2012, la norme Dads-U a laissé la place à la N4DS : norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales. Les équipes d'ADP ont travaillé pendant près d'un an pour préparer leur système informatique et leurs clients à ce changement majeur, ils nous confient leurs observations et conseils.
Plus de modularité
Pour Françoise Breux, directrice marketing chez ADP, l'avènement de la norme 4DS est essentiellement une réorganisation des structures : « on déclare de plus en plus d'informations, c'est donc une mutualisation et une simplification pour que chaque organisme retrouve les données salariées dont il a besoin, sans que les entreprises ne les déclarent plusieurs fois ». Pour éviter d'avoir un tronc commun beaucoup trop rigide et développé, le principe choisi pour la nouvelle norme est la modularité, grâce notamment au code population. Par exemple, pour le secteur public, code population 40, les RH auront des demandes concernant le système de retraite de l'Etat ou les échelons. Conséquence directe de cette modularité : le nombre de structures est passé de 79 à 123.
Le droit à l'erreur
Avec la norme Dads-U, lorsqu'il y avait une erreur, l'entreprise devait faire une Dads-U rectificative mais elle ne pouvait pas rectifier toutes les zones. L'entreprise devait alerter ses salariés, parfois les URSAAF, pour signaler que dans les fichiers transmis il restait une erreur. La grande nouveauté de la N4DS est le formulaire Annule et remplace. « La seule restriction, explique Emmanuel Prévost, directeur de projets veille sociale et représentant ADP auprès des organismes de protection sociale, c'est que cette année les entreprises ne pouvaient faire qu'une seule Annule et remplace. » Un verrou qui pourrait évoluer l'année prochaine.
Un chamboule-tout
En tout et pour tout, 500 à 600 jours de développement informatique ont été nécessaires à ADP pour passer d'une norme à l'autre : l'ensemble des rubriques ont été chamboulées. Le dernier cahier technique est arrivé au printemps, « il s'appelait V01 X06, ce qui signifie que nous avons pu travailler sur cinq versions avant cette dernière édition », détaille Emmanuel Prévost. Dernier volet de la préparation : la formation des 10 300 clients de l’éditeur, de septembre à fin janvier. Pour s'adapter au mieux à la nouvelle norme, Emmanuel Prévost conseille de voir ce changement de norme comme une révolution plus qu’une évolution: « le client qui pensait pouvoir gérer une fois par an sa norme 4DS, sera notamment confronté aux demandes événementielles des organismes ». Ses recommandations : anticiper les déclarations, prendre en compte le fait que le contrôle est plus long puisque les habitudes changent, et stocker les nouvelles données requises par N4DS dès le début de l'année.
Haude-Marie Thomas
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