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mardi 21 novembre 2017

Lucca dit adieu aux justificatifs papier pour les notes de frais

Lucca dit adieu aux justificatifs papier pour les notes de frais

Suite à une évolution règlementaire, les entreprises peuvent désormais jeter à la poubelle les facturettes et autres tickets papier de leurs salariés… à condition de respecter des règles strictes en matière de numérisation, d’authentification et d’archivage. Lucca s’est emparé de ce chantier en lançant une nouvelle fonctionnalité de « dématérialisation à valeur probante » pour sa solution Cleemy.

Jusque-là, les utilisateurs de Cleemy, la solution de gestion des notes de frais de l’éditeur Lucca, pouvaient prendre en photo leurs notes de frais avec une application mobile, qui automatisait ensuite la saisie du montant, de la date, de la TVA et du type de frais (restaurant, péage, etc.), grâce à un système de reconnaissance optique des caractères. Reste que le collaborateur devait tout de même transmettre son justificatif papier à la comptabilité, qui avait l’obligation de le conserver en cas de contrôle de l’URSSAF ou du fisc. Bref, le temps gagné d’un côté était perdu de l’autre.  En mars dernier, un arrêté a fixé des nouvelles modalités de numérisation des factures papier dans le livre des procédures fiscales. Or une note de frais est assimilée à une facture. Signé il y a quelques semaines à peine, le décret d’application impose plusieurs points à l’entreprise qui veut enfin pouvoir se débarrasser de la paperasse. Parmi elles : garantir une reproduction à l’identique, enregistrer la copie en PDF, apposer une signature électronique et être en mesure de présenter les justificatifs électroniques pendant la durée légale de conservation.

Le « cachet-serveur » pour automatiser les signatures électroniques

Dans sa nouvelle option de « dématérialisation à valeur probante », Cleemy garantit la traçabilité du justificatif électronique, en identifiant qui a effectué la copie, quand et par quel moyen (un appareil photo lié à l’application, le téléchargement d’un fichier depuis son ordinateur, pour les billets de train par exemple, etc.). Sur la question de l’archivage, l’éditeur s’appuie sur plusieurs datacenters, dont OHV et Microsoft Azur. ʺToutes les données sont sauvegardées sur trois sites différents, à Roubaix, à Strasbourg et aux Pays Basʺ, indique Vincent Porcel, chef de produit Cleemy chez Lucca. Mais gagne-t-on vraiment du temps si chaque justificatif doit être signé électroniquement (et individuellement) par un comptable ? L’éditeur a trouvé la parade en s’appuyant sur le dispositif du cachet-serveur, en partenariat avec la plateforme française de signature électronique Universign. Une fois le justificatif importé dans Cleemy, le logiciel, qui possède son propre certificat en tant que personne morale, « appelle » automatiquement le tiers de confiance Universign, qui lui retourne le document horodaté et cryptographié par le biais d’un sceau numérique.

1 euro par utilisateur et par mois

ʺEntre la manipulation, la saisie et le contrôle des justificatifs, traiter une note de frais à la main prend entre 5 et 10 minutesʺ juge Vincent Porcel. Un temps qui devrait donc être considérablement optimisé. Sans compter les gains en termes d’espace et les frais postaux pour les entreprises très décentralisées. Pour bénéficier de cette nouvelle option, il en coûtera 1 euro HT par mois et par utilisateur aux clients de Cleemy, dont la version de base est facturée tous les mois entre 3 et 5 euros en fonction du nombre de déclarants. Dernier client en date : CNP Assurances, qui a souscrit d’emblée à la dématérialisation à valeur probante. 

Par Gaëlle Fillion
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