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mardi 12 avril 2016

Café Oz, le bar australien de la capitale, prend son temps grâce à Octime

Café Oz, le bar australien de la capitale, prend son temps grâce à Octime

«Aujourd’hui, nous serions incapables de revenir en arrière ! » C'est en ces termes que Stéphanie SYX, responsable administrative et comptable chez Café Oz depuis 2006, administratrice du logiciel Octime, parle du projet qu'elle a mené. Retour d’expérience.

Café Oz est un nouveau concept de bar tourné vers la détente et la fête avec des retransmissions de matchs sportifs et des soirées DJ à thèmes, créé il y a plus de 20 ans par quatre australiens vivant en France qui avaient le mal du pays. Aujourd’hui, l’enseigne a été racheté et compte 4 établissements en nom propre sur Paris et à Lille.

Au total, nous comptons 160 employés sur l’ensemble des sites et au niveau du siège social, nous sommes 7 personnes sur les départements administratifs. Le logiciel Octime a été déployé en 2014 et compte pour utilisateurs tout le personnel encadrant, soit l’administrateur, les directeurs des sites et les managers pour gérer les temps de travail de l’ensemble des salariés de l’enseigne.

Quelle est l’origine du projet d’installation du logiciel Octime chez Café Oz ?

Avant Octime, nous avions acquis un logiciel de gestion de planning sauf qu’il était en anglais et donc ne correspondait pas à la réglementation française. Lorsque nous avons changé notre logiciel de paye, nous avons cherché un logiciel de gestion des temps qui soit compatible car nous souhaitions automatiser les plannings avec la paye. De plus, nous voulions gagner du temps dans la gestion des temps, la création des plannings et le contrôle des horaires réalisés.

D’un point de vue purement fonctionnel, nous avons apprécié sur Octime la lisibilité des informations et la facilité d’utilisation. Mais également le fait que ce soit un logiciel complet (en plus des plannings, il y a les tableaux de bords et des tas d’outils pour la gestion et le suivi administratif des ressources. [Ndlr : Le module parcours individuel dans le logiciel Octime]

Aujourd’hui après 2 ans à utiliser Octime, nous serions incapables de revenir sur l’ancien système qui en comparaison paraît beaucoup trop archaïque… Octime est entré dans notre quotidien, il très utile pour nous.

Qu’en disent les utilisateurs ?

Visuellement la présentation d’Octime est très conviviale et les documents sont très clairs. L’ensemble des utilisateurs est très content. De mon côté, d’un point de vue administratif, je gagne du temps. Ne serait-ce que par la clarté des informations, c’est déjà un gain de temps.

Les directeurs de sites et les managers ont les informations en temps et en heure, donc plus besoin d’appeler. La communication entre les sites est nettement facilitée.

La possibilité de créer des alertes sur les anomalies et les rappels sont deux outils devenus indispensables également. Nous avons mis en place un système d’alertes, par exemple pour les fins de période d’essai ou les visites médicales des salariés. Par ce biais, les managers sont alertés en temps réel ; et ainsi, si je ne suis pas là, ils sont quand même au courant. Tout ceci est vraiment un gros plus, cela évite d’appeler ou de faire des emails. Et l’on sait que certains oublis peuvent coûter cher…

J’aimerais noter également que le service support d’Octime est très réactif, lorsque je fais une demande en ligne j’ai toujours une réponse dans les 48h, soit par un appel soit par email. Depuis le départ, j’ai toujours eu une réponse à mes demandes.

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