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mardi 26 août 2014

BDES : quatre conseils pour favoriser sa mise en place

BDES : quatre conseils pour favoriser sa mise en place

Depuis le 14 juin, les entreprises de plus de 300 salariés sont tenues de disposer d’une Base de données économiques et sociales (BDES) regroupant des informations que l’employeur doit remettre au comité d’entreprise ou aux délégués du personnel. Nos conseils pour que son adoption se fasse sans heurt et sans mauvaise surprise.

1. Réaliser un audit interne

Puisqu’elle a pour objectif d’aider les salariés à appréhender l’impact des orientations stratégiques de leur entreprise, la BDES (ex-BDU) donne du fil à retordre aux dirigeants et aux RH. Pour qu’elle devienne un outil du dialogue social, Nathalie Anziani, avocate en droit social chez New Law Avocat venue partager son expertise lors d’une conférence organisée par l’IGS, recommande de réaliser un audit interne pour "faire un croisement entre les documents déjà existants dans le bilan social et ceux qui sont exigés par les rubriques de la BDES." Puis, de réfléchir sur le niveau de confidentialité et de périodicité de chaque information partagée.

2. Créer des groupes de travail

Concerter l’ensemble des fonctions impactées par cette nouvelle obligation légale (RH, DAF, DSI, correspondants informatique et libertés…) est la meilleure manière de faire de la BDES un outil d’entreprise. "Pour les RH, cette base constitue une opportunité d’avoir une gestion centralisée des informations communiquées aux partenaires sociaux", précise Nathalie Anziani. Les DSI seront, quant à eux, plus sensibles aux niveaux d’accès et à la durée de confidentialité des documents que doivent comprendre la BDES, en particulier si l’outil est réalisé en interne, non par un éditeur prestataire.

3. Négocier avec les syndicats

"Une négociation est recommandée si la BDES se substitue à la communication habituelle des documents aux représentants du personnel", insiste Nathalie Anziani. Afin d’éviter toute réticence, l’ensemble des éléments qui caractérisent la BDES doivent être discutés avec les syndicats : le contenu des documents, les indicateurs sociaux et financiers mis à leur disposition, la fréquence des mises à jour, les conditions d’accès, la traçabilité des échanges, le niveau de sécurité… "Mais aussi son calendrier du déploiement et son suivi éventuel", souligne-t-elle.

4. Accompagner le déploiement

Comme pour tout projet, l’instauration de la BDES repose sur une bonne communication en interne. Nathalie Anziani recommande également de la coupler avec des sessions de formations pour aider les comités de direction, de pilotage, d’entreprise et les comités exécutifs à s’emparer de l’outil. "La fonction RH doit, par exemple, être accompagnée sur les modalités de fonctionnement de la BDES et sur les sanctions à prévoir si les membres du personnel ne respectent pas sa charte d’utilisation ou la protection des données", illustre-t-elle, lors d’une conférence organisée en juin dernier par l’IGS.

Par Aurélie Tachot
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