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jeudi 26 novembre 2015

5 astuces pour mettre en place un plan de formation efficace

5 astuces pour mettre en place un plan de formation efficace

Outil de gestion essentiel pour les entreprises, la réalisation d’un plan de formation n’en demeure pas moins un exercice complexe.  Il doit être cohérent et adapté aux besoins de l’entreprise et des salariés, tout en optimisant les coûts pour rentrer dans les impératifs budgétaires de l’entreprise. Alexandre Diard, responsable marketing et communication au sein de MonPortailRH, première plateforme de services RH en SaaS dédiée aux PME, vous délivre quelques astuces pour optimiser le plan de formation au sein de votre entreprise.

"Un plan de formation a plusieurs objectifs. Pour l’entreprise, il s’agit de satisfaire les besoins de production, et pour les employés de développer leur potentiel et leur employabilité", rappelle en préambule Alexandre Diard, responsable marketing et communication au sein de MonPortailRH. Autre atout qui a son importance, la mise en place d’un plan de formation permet également de limiter le turnover au sein d’une entreprise en satisfaisant les projets individuels de l’employé.

1. Définir des besoins et des objectifs

"La mise en place réussie d’un plan de formation nécessite d’en définir les besoins mais aussi d’en fixer les objectifs", explique Alexandre Diard.  Dans un premier temps, en définissant les besoins des salariés dans une approche participative. Comment ? En évaluant leurs savoir-faire, savoir-être et savoirs afin d’identifier les lacunes. "Il faut interroger les salariés afin de les impliquer dans le processus de formation", précise le responsable marketing. Quelles compétences leur semblent indispensables ? Quelle est la façon dont ils apprennent le mieux ? Quelle date serait la plus adaptée ?

Autre étape indispensable, évaluer les besoins de l’entreprise, cette fois-ci dans une approche stratégique. Il est ainsi nécessaire d’analyser les besoins en formation pour que cela coordonne avec la stratégie d’entreprise pour s’assurer de sa pérennité et de son développement. "Les employés ne sont pas toujours réceptifs au changement et la formation est importante pour éviter toutes formes de résistances : grève, absentéisme, démotivation…", souligne-t-il.

2. Adapter des formations

Deux types de formation sont prévus dans le plan de formation : celles obligatoires qui sont des actions d'adaptation au poste de travail ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi, et celles facultatives qui sont liées au développement des compétences. "Il faut donc choisir un support de formation adapté en fonction du salarié, de l’environnement de l’entreprise ou simplement de la formation à délivrer", rappelle Alexandre Diard. Deux types de formations sont ainsi possibles : une formation "inter" entreprises ou "intra" entreprise.

3. Savoir travailler avec l’OPCA

"Chaque année, les entreprises doivent payer une cotisation à l’OPCA de leur branche pour la formation professionnelle continue de leurs salariés, en contrepartie de laquelle celui-ci alloue un budget formation pour les salariés. Il faut donc ne pas hésiter à l’utiliser", met en avant le responsable marketing. Outre ce rôle de trésorier, l’OPCA permet également de simplifier la gestion de la formation, de déléguer ses déclarations, mais aussi de conseiller sur l’optimisation des fonds de formation.

4. Elaborer le plan de formation

Figer un plan de formation en septembre pour les 15 prochains mois n’est pas réaliste, à quelques exceptions près.

Le plan de formation doit être un instrument simple qui fixe les règles du jeu, mais permettre la réactivité nécessaire à la bonne santé de l’entreprise.

Un outil d’anticipation pouvant déclencher des actions groupées plutôt qu’individuelles permet de mutualiser les formations physiques ou en ligne afin de réduire les coûts.

Le cadre de ce plan doit ainsi savoir évoluer et répondre à 3 objectifs principaux :

  1. la stratégie d’entreprise déterminant des formations facilement identifiables (création d’une nouvelle offre, changement d’un CRM, d’un SiRH…) ;
  2. l’évolution des métiers plus ou moins anticipable et donc planifiable, telle que des certifications, formations à de nouvelles technologies… souvent liés aux départements de l’entreprise (achat, RH, sales…) ;
  3. la réactivité face au business : un collaborateur qui doit aller sur une nouvelle mission, le remplacement d’un collaborateur.

L’obtention de tableaux de bords facilement accessibles pour l’ensemble des parties prenantes, telles que la direction, les managers, le CE, les syndicats, sont aussi des points importants à prendre en compte dans la sélection de vos outils afin que des actions correctives puissent être mises en place au fil de l’eau.

Il sera important d’organiser deux réunions avec le CE : l’une avant le 30 septembre, afin d’analyser les réalisations de l’année précédente, celles de l’année en cours, sans oublier les possibilités pour l’année suivante ; l’autre avant le 31 décembre pour établir le plan de formation prévisionnel de l'année suivante.

5. Réaliser une évaluation post-formation

Ultime conseil et non des moindres : la mise en place d’un bilan post-formation. "Au travers cette dernière étape, il est nécessaire d’évaluer les résultats afin de vérifier si les objectifs définis ont bien été atteints, d’avoir un feedback de ses salariés pour connaître les points forts et les points faibles des formations suivies, sans oublier d’analyser les répercussions de ces campagnes sur les résultats de l’entreprise", conclut Alexandre Diard.

MonPortailRH est la première plateforme de services RH en SaaS dédiée aux PME, composée d’un socle SIRH gratuit et de modules et services RH à la carte à partir de 1 €/mois et par salarié. Les modules disponibles sur MonPortailRH permettent de gérer au mieux la formation et de suivre ses retombées. Grâce au module, Entretiens et objectifs, faites un point avec vos équipes par le biais de feedback, questionnaires, retours… Le module Formation et E-learning vous permet, quant à lui, de suivre facilement vos formations et de gérer vos plannings au mieux pour être encore plus efficace.

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