5 conseils pour réussir son projet RH en SaaS

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1. Bénéficier du sponsoring de la DG

« Dès la phase de réflexion et de conception du projet, la Direction Générale s’est fortement impliquée aux côtés de la Direction des Ressources Humaines » explique Boris Smolic. Un engagement d’autant plus important que le projet portait sur un sujet hautement sensible : la réorientation de la politique de rémunération. 

2. Bien définir le projet en amont

Si le projet Comp & Ben a duré près de 5 ans au total - le temps de convaincre les partenaires sociaux - le déploiement de la solution SaaS choisie par la Maif a, lui, pris moins de 6 mois. « Les délais sont serrés : chacune des parties doit rapidement comprendre les spécificités de l’autre, puis on signe très vite avec l’éditeur » se souvient Boris Smolic, responsable rémunération de la Maif. Alors autant savoir ce que l’on veut avant de s’engager. Toutefois, « ce n’est pas parce qu’un projet SaaS est sur étagère qu’il faut accélérer » cette étape de définition estime Matthieu Laudereau, Directeur associé de  Convictions RH.

3. Etre (bien) accompagné

C’est la clé de la réussite selon la Maif. « Sans l’aide du cabinet, nous aurions eu des soucis. Car la disponibilité de l’éditeur n’est pas toujours optimale » admet Boris Smolic. « Que l’on soit en SaaS ou non,  le paramétrage des règles ou la saisie des données… c’est chronophage » explique Matthieu Laudereau. Le cabinet a également mis en place une cellule téléphonique d’accompagnement des managers, qui a généré plus de 1500 appels durant les quelques semaines de la campagne d’entretiens annuels des 6700 collaborateurs du groupe d’assurance.

4. Faire des concessions

Choisir une solution en mode SaaS, c’est souscrire à un modèle standard. Alors, même si certaines règles de gestion spécifiques peuvent parfois être paramétrées, le logiciel RH ne pourra jamais être véritablement sur mesure. « Il nous a par exemple fallu revoir certains niveaux de validation pour les augmentations » explique Boris Smolic. Autrement dit, si l’outil cloud peut s’adapter au client, le client, lui aussi doit se préparer à s’adapter à l’outil.

5. Prendre soin d’organiser l’équipe projet

Durant la phase de déploiement, le projet « rémunération » de la Maif a occupé une équipe réduite : un pilote côté client, un consultant ConvictionsRH et 2 personnes chez Oracle. « Ce n’est pas parce qu’on opte pour le SaaS qu’il faut oublier les base du mode projet » prévient Matthieu Laudereau.  Prévoir donc un chef et une équipe de projet, des réunions de coordination récurrentes… mais aussi un administrateur fonctionnel côté client pour gérer l’après. Il a en effet un rôle essentiel pour faire évoluer le référentiel, suivre les incidents déclarés auprès de l’éditeur, etc. « Cela peut être un poste à temps plein en interne » conclut le cabinet de conseil.

Gaëlle Fillion